Een evenement organiseren: complexe regelgeving en de rol van de gemeente

Evenementen zijn belangrijk voor de promotie van een gemeente en zijn een bron van vermaak voor de inwoners. Vanuit dat oogpunt hecht de gemeente Vaals dan ook grote waarde aan evenementen en stimuleert zij het organiseren hiervan.

Geplaatst op donderdag 28 november 2019

Sommige evenementen gaan gepaard met risico’s met betrekking tot zowel veiligheid als gezondheid. Een klein evenement hoeft u alleen te melden bij de gemeente. Bijvoorbeeld een straatfeest of een barbecue. Hiervoor geldt onder andere de voorwaarde dat het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan vijftig personen. Voor evenementen met een hoger aantal deelnemers is een vergunning verplicht. Wilt u bijvoorbeeld een braderie, optocht, feest, festival, popconcert of sportwedstrijd op de openbare weg organiseren? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan bij de gemeente. Hierin kunnen voorwaarden worden gesteld aan de organisatie. De voorwaarden of een evenement al dan niet vergunningplichtig is, zijn terug te vinden in de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) van de gemeente Vaals onder artikel 2:25.

Helaas blijkt het vanwege toenemende regelgeving steeds complexer en tijdrovender te worden om een evenement te organiseren. Vanwege incidenten in binnen- en buitenland is de regelgeving de afgelopen jaren helaas flink aangescherpt. Dit maakt het met name voor kleine organisaties lastiger om evenementen te organiseren. We snappen dat dit vervelend is voor de organisatoren en dat dit kan leiden tot teleurstelling. Gemeenten zijn echter aan regelgeving gebonden, omdat de overheid het risico op incidenten zoveel mogelijk wil uitsluiten. Daarnaast hebben ook politie, brandweer en andere organisaties iets te vinden van een evenement. Om evenementen toch mogelijk te maken proberen we waar mogelijk met u mee te denken.

EvenementAssistent

Per 1 januari 2017 gebruikt de gemeente de EvenementAssistent. Dit is een webdienst die ervoor zorgt dat de gemeente bekend is met uw evenement om zodoende de risico's te bepalen en om te kijken of een vergunning of een officiële melding nodig is. Daarnaast worden met deze webdienst automatisch alle belangrijke partijen zoals gemeenten, politie, brandweer en Geneeskundige Hulpverleningsorganisaties geïnformeerd.

Wanneer u een evenement meldt via de EvenementAssistent krijgt u een lijst met vragen. Met deze vragen worden de risico's van het evenement ingeschat. Mocht u bij het organiseren van uw evenement tegen problemen aanlopen, dan kunt u een afspraak met de gemeente maken. We kijken dan ook meteen mee naar eventuele alternatieven. Een afspraak met de gemeente kunt u maken via telefoon 043-3068568 of e-mail: info@vaals.nl.